A vida de quem toma decisões numa organização está cada vez mais difícil. São muitas – mas muitas – alternativas, a pessoa não consegue responder todas as mensagens, atender todas as pessoas e muito menos estudar a fundo os produtos dos vários fornecedores. A pessoa precisa priorizar violentamente e desenvolver hiper foco para não se perder com tanta oferta. Para quem vende o desafio é dobrado: como se fazer ouvir no meio dessa balbúrdia?

Uma articulista da revista Fast Company resolveu compartilhar algumas dicas de como enviar um e-mail frio (cold e-mail) que as pessoas “realmente têm vontade de responder”. O que é uma mensagem “fria”? É aquela enviada para uma pessoa não conhece a gente, não conhece a empresa na qual a gente trabalha e nem o produto que a gente representa, portanto estamos começando a conversa do zero.

Esse é um tema que me interessa demais e eu pesquiso bastante, então resolvi comentar cada uma das dicas que ela dá. O que segue abaixo serve tanto para e-mail quanto para mensagem de Linkedin e Whatsapp. Lembrando que zap, quando a gente não conhece a pessoa, envolve uma dose alta de risco – e essa seria a minha primeira dica. Vamos às outras.

Dica 1: “Apresente-se através de uma memória única ou um agradecimento. Seja o mais único possível para mostrar que, mesmo que eles não se lembrem de você ou nunca tenham te conhecido, você se lembra deles e por quê.”

O ponto que eu gosto aqui é “seja o mais único possível”. Uma mensagem fria fica ainda mais gelada quando é – ou parece ser – impessoal, padronizada. Mas aí já começo a discordar da autora: não se trata tanto da lembrança, mas de colocar em primeiro lugar o universo de preocupações e de interesses da outra pessoa. Pode sim ser uma lembrança – por exemplo, uma palestra dela que você assistiu. Mas pode ser qualquer outra relação: um artigo escrito por aquela pessoa que você leu na imprensa, um produto que a pessoa lançou e você experimentou, uma ideia que ela defende e você concorda… qualquer coisa que deixe claro que o universo da outra pessoa, as dores da outra pessoa, as conquistas da outra pessoa, são importantes para você.

Dica 2: “Faça seu pedido fácil de entender e simples de aceitar”.

Parece meio óbvio, mas vamos lembrar que as pessoas demoram poucos segundos analisando se vão ler a sua mensagem ou não. Tem que ser muito fácil entender o seu pedido – mas muito mesmo. Não deixe de alcançar o seu objetivo porque economizou esforço para deixar o texto do seu pedido curto e fácil de entender.

Dica 3: “Torne sua solicitação razoável e sem esforço”.

Se o que você precisa é uma coisa complicada, arriscada, custosa, uma mensagem fria não é a ferramenta certa para usar.  Se o que você quer é uma reunião, deixe claro um espaço de tempo para essa reunião acontecer, não deixe no ar. Deixou no ar é mais esforço da parte da outra pessoa. As pesquisas variam bastante, mas meu estilo predileto é uma coisa do tipo: “Entre quarta e sexta da semana que vem estou mais tranquilo, pode sugerir um horário que eu me ajeito”. Se o que você quer é um conselho, uma indicação, uma dúvida, atender esse pedido tem que ser muito fácil para a outra pessoa.

Dica 4 é uma dica mais genérica: “Mostre que você é humano, não apenas uma lista de credenciais: Demonstre por que as pessoas devem tirar um tempo para te ajudar através de sua abordagem amigável e sinceridade.”

Uma mensagem padronizada, robótica, fria ou vendedora não dá certo. A abordagem humana é o único caminho. Mas é mais fácil de dizer do que fazer, e aqui as pessoas erram demais. Profissionais de vendas então não conseguem resisitr à terrível tentação de começar a mensagem vendendo, depois malhar mais um pouco e terminar dando aquela empurrada final. Não dá certo.

Dica 5: “Ofereça ajuda concreta em troca: Mesmo que você esteja pedindo um emprego ou conselho, mostre que também está interessado em ajudá-los de alguma forma.”

Gostei da ideia. Nem sempre é fácil de implementar em conjunção com a dica 4 – essa oferta de ajuda teria que ser humana, uma ajuda real que faça sentido. Nada de oferecer um presentinho em troca… Mas também se você tiver um par de ingressos do Coldplay nem precisa ler esse texto aqui é só colocar isso no assunto da mensagem e vai ter 100% de resposta 🤣🤣🤣. Se for um processo de prospecção e o que você quer é uma reunião, primeiro é preciso deixar claro por que você acha que a reunião será proveitosa para a outra pessoa. Mas isso é uma frase curta, e bem genérica – por mais que se tenha feito uma pesquisa, ainda não sabemos de fato se podemos ajudar a outra pessoa então estamos em território perigoso. Se o que você quer é uma indicação, um conselho, uma dica etc às vezes não tem como ser bom para a outra pessoa, é um favor mesmo. Sem problemas – deixe bem claro o que você quer, em uma frase curta.

Para finalizar, já que nesse cenário atual tão congestionado a chance de resposta da primeira mensagem é sempre pequena, a autora traz uma dica sobre follow-up: “Faça um follow-up e ofereça algo novo: Evite reafirmar que você está fazendo um FUP. Em vez disso, ofereça informações novas e úteis que incentivem a pessoa a responder a você.”

Importante isso. Pior FUP do planeta é aquele que vem assim: “Então, como eu falei no outro e-mail…” (leia-se nas letras miúdas QUE VOCÊ NÃO RESPONDEU SEU INFELIZ🤬). Cada mensagem tem que ser fresca, ter uma novidade, ter um clima “para cima”. Traga um assunto novo, uma abordagem diferente, alguma informação nova que também tenha potencial de gerar um desejo de leitura.

Vamos ver um exemplo prático

Mensagem original abaixo:

Oi Célia tudo bem?

No fim de maio nossa equipe de BI da AON teve um corte e tive meu contrato de estágio encerrado. Para mim foi muito difícil pois ADOREI o período que trabalhamos juntos na AON e aprendi muito nos nove meses que fiquei lá. Mas é vida que segue! Vi no Linkedin que o banco X está com várias vagas de estágio de BI em aberto. Será que consigo te mandar meu CV e entender se alguma delas você acha que cabe no meu perfil?

Essa mensagem tem três partes:

1.      Sobre mim:

• “No fim de maio nossa equipe de BI da AON teve um corte e tive meu contrato de estágio encerrado.” -> o que aconteceu comigo
• “Para mim foi muito difícil pois ADOREI o período que trabalhamos juntos na AON e aprendi muito nos nove meses que fiquei lá.” -> como eu me senti
• “Mas é vida que segue!” -> minha posição atual, como estou me sentindo

2.      Por que eu resolvi te escrever:

• “Vi no Linkedin que o banco X está com várias vagas de estágio em BI em aberto.” -> uma oportunidade para mim

3.      O meu pedido:

• “Será que consigo te mandar meu CV e entender se alguma delas você acha que cabe no meu perfil?” -> meu pedido é claro, mas é complexo. A Célia tem que a) ler o CV; b) olhar todas as vagas disponíveis no banco X e ver se alguma delas se encaixa no perfil. Não é pedir demais?

Essa mensagem tem zero empatia😐. Você não demonstra nenhum interesse pelo banco X, pela posição que a sua interlocutora ocupa ou pela experiência dela nessa posição.

Como essa mensagem seria mais efetiva?

Oi Célia tudo bem?

Eu já sabia que você estava trabalhando no RH do banco X, mas só agora consegui navegar no site do banco e entender melhor a proposta. Achei muito legal [incluir aqui alguma coisa sobre a proposta do banco].

Achei tão legal que vi uma vaga de estágio e me inscrevi – essa aqui: [colocar link ou descrição da vaga]. No final de maio houve um corte lá na AON e eu acabei saindo – uma pena porque você deve lembrar que eu adorava trabalhar lá.

Será que tem mais alguma cosia que eu posso fazer para deixar claro o meu interesse na vaga? Agradeço demais o seu conselho!

Essa mensagem também tem três partes:

1.      Sobre o universo da outra pessoa:

• “Eu já sabia que você estava trabalhando no RH do banco X, mas só agora consegui navegar no site do banco e entender melhor a proposta.” -> eu me dei ao trabalho de navegar no site e entender melhor a empresa onde ela trabalha
• “Achei muito legal [incluir aqui alguma coisa sobre a proposta do banco]. -> eu não fiquei só no “muito legal”, mas também demonstro que de fato eu analisei o site e encontrei alguma coisa interessante para compartilhar.

2.      Sobre mim:

• “Achei tão legal que vi uma vaga de estágio e me inscrevi – essa aqui: [colocar link ou descrição da vaga]. -> é sobre mim (o que eu fiz) mas também é sobre a outra pessoa, afinal a vaga está no site da empresa dela
• “No final de maio houve um corte lá na AON e eu acabei saindo – uma pena porque você lembra que eu adorava trabalhar lá” -> agora sim sobre mim

3.      O meu pedido:

• “Será que tem mais alguma coisa que eu posso fazer para deixar claro o meu interesse na vaga? Agradeço demais o seu conselho! -> um pedido bem claro, e simples, que pede uma resposta sim (nesse caso, com o que fazer) ou não. Pedido de um conselho é um pedido que enaltece, empodera a outra pessoa, que se vê como fonte de autoridade, de conhecimento. E, mesmo que não tenha nada a ser feito para melhorar suas chances, alguma coisa você já fez – contou para a pessoa do RH do seu interesse pela vaga, e de uma maneira positiva.

Começando a mensagem de forma empática, mostrando interesse no universo da outra pessoa, as chances de sua mensagem ser notada aumentam. Para cada um de nós a nossa vida, as nossas preocupações, os nossos problemas, as nossas metas têm prioridade. Faça um teste simples: apareceu uma foto no seu feed que tem um grupo de gente e você está no meio. O que você vai olhar primeiro nessa foto – você! (Pode até dar um zoom pra ver se você ficou legal mesmo na foto…). Faça a mensagem sobre a outra pessoa e sua chance de leitura aumenta muito.

Legal, passou algum tempo – nesse caso eu diria que 4 ou 5 dias  – e a Célia não respondeu. Como seria um follow-up interessante? Lembrando que a mensagem é sempre sobre a outra pessoa, segue um exemplo abaixo:

Olá Célia,

Estou buscando vagas de estágio e encontrei essa aqui [link da vaga] no Banco X, e me lembrei que você tinha ido trabalhar lá. Como é que está sendo essa experiência? Está legal para você? Já me inscrevi para a vaga, mas você sabe como é, só de dentro que a gente sabe mesmo como é trabalhar numa empresa, sua experiência para mim conta muito. Qualquer coisa que você possa contar eu agradeço demais!

Essa é uma mensagem diferente, da primeira, que traz só duas partes:

1.      Me inscrevi para uma vaga de estágio -> sobre mim

2.      Me conte a sua experiência trabalhando nessa empresa -> meu pedido, de forma clara. Todo mundo gosta de contar histórias, e ainda mais quando é a sua própria história, compartilhar a sua própria experiência. O que estou pedindo é uma coisa com potencial de agradar a outra pessoa, que ela pode até curtir fazer.

Repare que o FUP tenta outro caminho, outra abordagem em relação à mensagem inicial, e não faz nenhuma referência a mensagem inicial, é uma mensagem nova, fresca.

E vamos dizer que a pessoa não responda novamente, o que fazer? Aí depende da situação. Você pode parar por aí, ou até seguir indefinidamente. Desde que todas as mensagens sejam sobre a outra pessoa, frescas, – e para cima! – você pode seguir até o infinito – e além.

Referência: Charlene Lee , “How to write cold e-mails that people actually want to respond”, Fast Company, https://www.fastcompany.com/91145559/how-to-send-a-cold-email-that-people